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La primera impresión es la que cuenta

Publicado el 01 de octubre de 2010

 La primera impresión es la que cuenta. La inducción es una experiencia que se construye, y la comunicación tiene un alto protagonismo. Bienvenido al mundo de los primeros encuentros entre el nuevo colaborador y su flamante esposa.

La inducción es una experiencia que se construye, y en la que la comunicación tiene un alto protagonismo. A continuación, un abordaje a este mundo de las primeras impresiones en la relación entre la persona y la empresa en la que comienza a trabajar.

Ansiedad, incertidumbre, inseguridad, expectativa. Múltiples son las emociones que hacen fila en el interior de una persona que empieza a trabajar en una nueva empresa.
Combinación de bienvenida, recepción y entrenamiento, la inducción es un proceso que debe ser planificado integralmente para que estas emociones se transformen rápidamente en motivación, orgullo, identificación y una clara orientación a la tarea específica. Además, lo sabemos: las primeras impresiones suelen ser las más duraderas.

La inducción como un proceso integral: 

Tiempo. ¿Cuándo comienza la inducción, cuándo termina? El p roceso tiene la extensión de las necesidades de la empresa, y de la experiencia que quiera regalarle al nuevo colaborador. La inducción puede comenzar mucho antes de la jornada presencial, por ejemplo, con el envío sorpresa a la casa del colaborador de un “kit de inducción”. La finalización también ofrece alternativas; en algunos casos, programas de padrinazgo o mentoring perpetúan el proceso por hasta casi un año.
Target.
Es significativo observar el rol del núcleo familiar en esta nueva etapa que está abordando el colaborador y por ende considerarlo también como público objetivo a la hora de pensar en la experiencia y en las piezas de comunicación.

Los medios de comunicación a desarrollar para la inducción:

1. Un primer nivel tiene que ver con los medios que recibirá el colaborador (y que incluso pueden enviarse a su hogar). Esto puede ser concebido como un “kit” que contemple:

  • Manual de inducción: es el material que cuenta a qué se dedica la empresa, sus valores y cultura, posibilidades de desarrollo, etc. Presenta múltiples posibilidades de formato (ver recuadro).
  • Video: en el que por ejemplo las principales autoridades de la organización le dan una bienvenida cálida y descontracturada al ingresante.
  • Productos de la empresa: si es de consumo masivo es más sencillo; para la industria, una escultura hecha con la materia prima del proceso productivo puede ser un regalo de alto valor. También puede entregarse merchandising.
  • Material complementario: folletería específica de otros programas, código de ética, la última revista interna, etc.
  • Carpeta Contenedora: para todo el kit. 

2. Un segundo nivel tiene que ver con las piezas a desarrollar para la jornada de inducción:

  • Presentación para el instructor: el material del instructor, sea un ppt o un desarrollo interactivo, debe ser pensado en sistema con el resto de las piezas.
  • Videos: un camino muy favorable a la hora de dinamizar la jornada y capacitar al personal. Recursos de animación o la simple participación de actores son caminos para ganar impacto y eficacia, y dosificar la carga de involucramiento del instructor.
  • Guía para el instructor: una buena forma de convertir la inducción en un proceso descentralizado (es decir, que haya un responsable en cada locación de la empresa) es producir una guía en la que se capacite al instructor en todo lo que debe tener en cuenta durante la jornada, y que de brinde un “guión” de lo que debe decir durante su exposición, incluyendo dinámicas ad hoc.
  • Ambientación: banners, afiches, etc. en el lugar de la actividad.

3. Un tercer nivel puede incluir una encuesta de percepción, para conocer el impacto del recibimiento, sellar el proceso y detectar oportunidades de mejora.


Definir el proceso y los medios con un abordaje integral, sinérgico y coordinado redundará en beneficios para ambas  partes, haciendo que esta “primer impresión” sea tan favorable para el nuevo colaborador como para la empresa y el grupo de trabajo al que el colaborador se sume.

Consejos prácticos sobre el manual de inducción

  • Los manuales de inducción ya no son lo que eran: los desarrollos digitales y audiovisuales, y las posibilidades de formato de la industria gráfica han permitido trascender los esquemas tradicionales.
  • Sea cual fuere su formato, esta es la pieza a la que el colaborador le dedicará más tiempo y que compartirá con su familia, por eso es saludable incorporar “guiños” para los distintos receptores.
  • La dinámica de las organizaciones hace que la información se actualice muy frecuentemente. Los formatos digitales o audiovisuales permiten una actualización más dinámica y económica. Al abordar formatos gráficos, es interesante pensar un corpus de información más perdurable, y dejar afuera los contenidos cambiantes para actualizarlos con flyers o reimpresiones más económicas.
  • Al hacer una nueva pieza de inducción, es una buena idea editar una tirada más grande para entregar también al personal actual.


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