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Cuatro claves para implementar Workplace con éxito

Publicado el 06 de noviembre de 2018

 ¿De qué manera sacarle el máximo provecho al lanzamiento de la plataforma de Facebook para empresas?

Por Julián María Iturrería, Jefe de implementación de Workplace de BW Comunicación Interna

¿Se puede alcanzar un 90% de adopción de Workplace en una semana? Sí, es posible. En agosto, desde BW, acompañamos el lanzamiento de WP en Galicia Seguros. Y en solo un día el 91% de los colaboradores ya estaban en la plataforma. Si bien fue un caso particular, hay un porqué y un cómo.

Workplace, la plataforma de trabajo para empresas lanzada por Facebook hace menos de dos años, ya fue implementada en más de 30.000 compañías en todo el mundo. Este recorrido le permitió ganar experiencia en cómo implementar la herramienta de la mejor manera.

Y desde Facebook desarrollaron una metodología de implementación que fue puesta a prueba en cada una de las 30.000 implementaciones que se hicieron. Así pudieron desarrollar una serie de pasos que permitieron garantizar el éxito de ese lanzamiento. En esta nota, nos vamos a detener en cuatro claves de esa metodología, que desde BW nos parecen fundamentales.

  1. Líderes

Si los líderes no están involucrados y comprometidos con el lanzamiento, no va a funcionar. Es ley. Los líderes son el pilar principal de toda implementación. Si no traccionan Workplace es muy probable que fracase el intento.

Y, fundamental que el CEO esté involucrado. Que participe del lanzamiento. Que le pueda dar voz y protagonismo. Si él está metido es muy probable que la gente se sienta interesada en entrar.

Y el mensaje implícito será: esto no es un proyecto (o locura) de la “gente de RRHH”. Es un proyecto de la compañía.

  1. Equipo interdisciplinario

Es importante apoyarse en un equipo interno para la implementación. Para que sea representativo y que se transforme en un proyecto de toda la compañía es clave contar con personas de distintas áreas. Y con los siguientes protagonistas:

  • Sponsor ejecutivo. Director o Gerente que empuje el proyecto y participe de la diaria.
  • Gerente de IT. Súper importante su inclusión. Hay que tener de aliados al equipo de IT, ya que gran parte de la implementación requiere de integraciones técnicas.
  • Comunicación Interna.
  • Y alguna área que esté en el día a día de la operación. Puede ser Operaciones, Ventas, etc.
  1. Estrategia de grupos (en modo Beta)

Definir una estrategia de grupos en Workplace que este alineado al objetivo/visión que se propuso al arrancar el proyecto. Los grupos son el corazón de Workplace. Una correcta interpretación de los flujos de trabajo y del de las comunicaciones de la compañía va a permitir desarrollar una estrategia acorde a las necesidades.

¿Por qué en modo BETA? Porque es algo vivo. Que cambia con la experiencia del usuario. La estrategia tiene que ser sensible a los cambios para que de verdad impacte en los colaboradores. Es clave seguir las métricas y ver qué funciona.

  1. Día D

Si queremos darle entidad a la implementación, Workplace tiene que tener su día de lanzamiento oficial. Si queremos que de verdad sea una herramienta que transforme la manera en que trabajamos tenemos que hacerlo notar. Para el día de lanzamiento es recomendable hacer un evento presencial o encajar el lanzamiento en algún otro evento corporativo. Si no es posible algo presencial, se sugiere hacer un lanzamiento vía streaming con un mensaje de bienvenida del CEO. Y para generar expectativa sobre este día es clave desarrollar una estrategia de comunicación con sus respectivas etapas: pre, durante y post lanzamiento.

Si bien la metodología desarrolla otros aspectos, estos cuatro puntos nos parecen centrales en cualquier implementación. Y que cada uno sea trabajado en profundidad, para lograr que Workplace cambie la forma de trabajar de la compañía.

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